Дедлайн: небезпечна чорта чи чіткий план? 📅

Часто зриваєте терміни виконання завдань та отримуєте наздоганяння від начальства? Тоді вам варто навчитися працювати із дедлайнами. Про те, що таке дедлайн у тайм-менеджменті, як його поставити та виконати, читайте у статті.

Що таке Дедлайн?

Дедлайн – це конкретний термін, до якого необхідно завершити вирішення поставленого завдання, щоб уникнути неприємних наслідків. Походить від англійської deadline, що в перекладі означає лінія смерті. Дедлайн – крайній термін, лінія, яку не можна переступити, а також один з критеріїв правильної постановки мети .

Дедлайн може бути пов’язаний із конкретною датою – жорсткий дедлайн. приклад: здати статтю до 28 жовтня. Або з настанням деякої події — гнучкий дедлайн. Приклад: завершити роботи в саду до перших заморозків. Зауважимо, що гнучкий дедлайн може дуже швидко та несподівано стати жорстким дедлайном.

Дедлайни зустрічаються у всіх сферах життя, наприклад:

• що таке дедлайни у ​​навчанні – терміни складання курсових, рефератів, звітів, дати проведення іспитів, дата захисту диплома;
• що таке дедлайни у ​​повсякденному житті – точна година ранкового підйому, час початку робочого дня, час сімейної вечері;
• що таке дедлайни у ​​продажах – термін акції продажу товару за зниженою ціною спонукає клієнта швидко приймати рішення про покупку;
• що таке дедлайни у ​​психології — проблема людини, пов’язана з виконанням справ в останній момент, так званий синдром дедлайну.

Як видно з прикладів, дедлайн задають чіткі рамки поведінки і можуть призводити до проблем. У той же час дедлайн як інструмент планування має низку переваг:

• чіткість;
• своєчасне отримання результатів;
• узгодження та координація спільних робіт;
• розподіл часу та зусиль на вирішення завдань ;
• підвищення продуктивності та ефективності професійної діяльності. 

Дедлайн: як його поставити та виконати?

Дедлайни в особистому тайм-менеджменті — хороший спосіб вчасно завершувати виконання розпочатих справ і досягати поставленої мети, але за умови правильної постановки термінів. Основні правила:

1. Фіксування дедлайну. Запишіть встановлений дедлайн у ваш план.
2. Обґрунтованість дедлайну. Керуєтеся необхідністю виконати завдання та можливістю це зробити.
3. Реалістичність дедлайну. Ставте реальний термін. Ви повинні мати уявлення, скільки часу потрібно для вирішення задачі. Якщо проблема виникла вперше, оцініть це, аналізуючи чужий досвід чи провівши свій власний експеримент.
4. Поганий сценарій. Завжди орієнтуйтеся на найгірший варіант розвитку подій, тоді будь-який результат виявиться сприятливим.
5. Запас міцності. Зважайте на те, що можуть виникнути форс-мажорні обставини. Експерти рекомендують виділяти на них приблизно 30% резерву часу та зусиль, щоб не зривати дедлайнів.
6. Оцінка ризиків. Запишіть можливі причини зриву дедлайну та проаналізуйте, наскільки вони реальні, та як ви можете на них вплинути. Можливо, доведеться змінити встановлений дедлайн.
7. Ефективність процесів. Дайте відповідь на запитання: чи можна оптимізувати рішення задачі і виконати її швидше?
8. Опрацювання типової помилки тайм-менеджменту – виконання термінових завдань на шкоду важливим. Плануйте вирішення важливих завдань в одному ряду із терміновими та встановлюйте для них чіткі дедлайни.

Щоб ваші дедлайни не зривалися:

• плануючи дедлайн, одразу встановлюйте дату початку робіт;
• розбийте завдання на етапи та встановіть проміжні дедлайни;
• основний обсяг роботи плануйте на початок відведеного на її виконання періоду;
• не захоплюйтеся дрібними деталями, доки не виконана основна частина роботи.

Не варто жити за принципом — якщо плану немає, то він не зірветься. Потрібно просто будувати реальні плани, засновані на розумінні специфіки завдань і шляхів їх вирішення, що стоять перед вами, і встановлювати обґрунтовані дедлайни їх реалізації.

“Коучинг”