Що таке делегування, і як його використовувати? 🤝

Наприкінці робочого тижня почуваєтеся вичавленим? Постійно зайняті, але справи збираються, як снігова куля? Переживаєте за долю проекту і вам здається, що ви нічого не встигаєте? Час задуматися про делегування. Що це таке, які обов’язки можна делегувати, і як це правильно зробити — дізнаєтеся зі статті.

Що таке делегування?

Делегування – це передача начальником частини своїх функцій підлеглим. Розберемо на прикладі: вам, як керівнику відділу, поставили завдання створити презентацію для інвесторів. Ви відповідаєте за результат, але робити все самостійно – велика помилка. Розділіть обов’язки між співробітниками: комусь дайте провести аналіз та підготувати цифри, комусь намалювати інфографіку, третьому  підготувати мову . Це і буде делегування: розбити процес на маленькі кроки, проставити дедлайни, проконтролювати виконання та заохотити команду за успішно виконану роботу. 

Цілі делегування

• підвищення ефективності роботи;
• виявлення адміністративного потенціалу працівників;
• вивільнення часу керівника на вирішення управлінських завдань.

Нас не вчать, як делегувати завдання, а дарма. Навичка делегування необхідна як на роботі, а й у побуті. Наприклад, якщо ви відчуваєте, що перевантажені домашніми обов’язками, передайте частину партнеру або дорослим дітям. Не треба «тягнути» все на собі — це призведе до вигоряння та загострить кризи життя людини . 

Які завдання можна делегувати?

1. Рутинні обов’язки. Оформлення паперів, складання типових звітів, обдзвон «холодних» клієнтів – цим не повинен займатися керівник.
2. Прості операції. Наприклад, якщо ви щотижня складаєте протокол для інших відділів, краще навчити цьому якогось підлеглого та зосередитись на більш важливих цілях.
3. Завдання, які потребують компетенції. Делегування процедур, для вирішення яких у вас не вистачає навичок – правильний крок. Потрібно створити інстаграм компанії? Доручіть це колезі-блогеру. 
4. Додаткові завдання. Багато компаній працюють у режимі авралу. Якщо ваш відділ раптово «навісили» додаткові цілі — їх делегування стане правильним рішенням. Ви зможете зосередитись на основних функціях. 

    

На багатьох підприємствах керівник повинен у будь-якому разі делегувати частину робочих процесів. Але не варто передавати співробітникам свої основні обов’язки та перекладати на них відповідальність за результати усієї команди. 

Як впровадити делегування у робочий процес?

Використовуйте наступну схему, щоб зробити делегування звичною частиною професійної діяльності.

1. Поєднуйте делегування з відповідною системою тайм-менеджменту. Наприклад, використовуйте метод Альпи у плануванні часу . Після того як ви виписали всі завдання на день, визначте ключові. Інші підлягають делегуванню: передайте їх підлеглим.
2. Визначте рутину, що повторюється. Перші претенденти на делегування – операції, які повторюються регулярно. Якщо вашому відділу регулярно доводиться готувати презентації, поясніть завдання та передоручте його виконання та контроль конкретному фахівцю. 
3. Використовуйте делегування щодня. Регулярно перевіряйте свій розклад. На початку тижня та робочого дня складайте список планів та відповідайте на запитання «що з цього можна делегувати?». Це захистить вас від незначних цілей, що накопичуються.

Докладніше про ефективні засади планування ми вже писали у розділі « Коучинг ».

Чому делегування не дає результату?

Ви намагалися запровадити делегування, але воно не спрацювало? Можливо, ви зробили одну з цих 4 помилок:

1. Чи не захотіли пояснювати. Щоб делегування принесло плоди, важливо, щоб працівник зрозумів, що від нього потрібно, і як цього досягти.
2. Чи не поставили дедлайн. Делегування вимагає жорстких термінів із тимчасовим запасом для того, щоб перевірити якість виконання.
3. Постійно втручалися у процес. Делегування звільняє керівнику час, але у тому разі, якщо він повністю зосередитися у своїх планах. 
4. Вибрали не того виконавця. Поступово розподіляйте завдання між підлеглими і заздалегідь переконайтеся, що в них вистачить часу та компетенцій для їх виконання – тоді делегування спрацює.

Ще одна можлива причина — ви не дотримувалися принципів делегування.

Принципи делегування

1. Делегувати завдання можна лише своїм підлеглим. Не доручайте справи співробітникам інших підрозділів або колегам, які займають те саме місце в робочій ієрархії, що й ви.
2. Делегування має конкретну мету. Наприклад: ви передаєте частину своїх обов’язків підлеглому, щоб зосередитись на підвищенні продажів.
3. Делегування має бути зрозумілим та здійсненним. Переконайтеся, що виконавець має всі ресурси для виконання планів.
4. Делегування не знімає відповідальність із управлінця. Якщо співробітник не впорався з дорученою справою — це ваша недоробка.
5. Делегування та мотивація застосовуються спільно. Не можна просто «навісити» на співробітника додатковий десяток функцій: заохочуйте його за виконану роботу. 

Делегування — навичка, важлива не лише для ТОП-менеджерів та директорів. Фрілансери, коучи, тренери, домогосподарки зроблять своє життя успішнішим і продуктивнішим, якщо оволодіють делегуванням. Записуйтесь на програму « Психологічне консультування та коучинг », на якій ви навчитеся делегувати завдання, а також керувати особистою ефективністю та освоїте престижну та затребувану професію коуча.